La Formación en los Despachos Profesionales

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La Formación en los Despachos Profesionales

 

Los despachos profesionales deben estar en continua adaptación a los cambios de demanda que se generan en el sector, así como a los cambios sociales, que en estos tiempos son constantes.

En este sentido es muy importante una FORMACIÓN CONTINUA dirigida a los profesionales del despacho, con el fin de que éstos nunca se queden obsoletos y puedan siempre satisfacer las necesidades de los clientes. Un profesional debe estar siempre al tanto de las nuevas normas vigentes y de la nueva actividad legislativa.

Es fundamental, por tanto, crear un Plan de Formación Continua que se adapte por completo a las necesidades de la empresa. Es el departamento de Recursos Humanos, en un principio, el encargado de ofrecer cursos a los trabajadores, pero no debe ser descartable crear un área de Formación que, en exclusiva, se dedique a esta labor.

La Formación ofrece beneficios tanto al profesional como a la empresa, que podrá aumentar las posibilidades de fidelizar a los clientes ya existentes y lograr otros nuevos.  Es fundamental para mejorar el talento humano de la firma.

Los diferentes cursos que se ofrecen pueden ir enfocados a adaptar a los recursos humanos de la empresa a las nuevas tecnologías, informática, idiomas, nuevos instrumentos específicos para el despacho, psicología, etc. Hay muchas áreas en las que una firma puede plantearse mejorar, y muchas otras en las que puede estar interesada en iniciarse, para lo que es fundamental la formación del capital humano.

Antes de crear el plan adaptado a la empresa es importante analizar varios aspectos, para poder elegir bien qué formación ofrecer a los trabajadores, incluyendo también a los socios/representantes de la empresa.

Es fundamental en este aspecto conocer la demanda, cómo cambia. Cuáles son las nuevas necesidades de los clientes para así poder ofrecer un servicio personalizado y abarcar todas las necesidades de los clientes, tanto nuevos como ya existentes.

Importante es también analizar todos los departamentos y detectar aquellos puntos en los que la empresa puede flaquear para reforzarlos.

En definitiva, un plan de Formación adaptado a las necesidades de la firma sólo puede hacer crecer a la empresa y mejorar todas sus expectativas de futuro.

Las nuevas empresas y el Estudio de Mercado

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El Estudio de Mercado  

 

A la hora de crear una nueva empresa, lanzar un nuevo producto, o comprobar si la empresa que ya está en funcionamiento se adapta o no a los cambios en la sociedad, es una buena opción analizar el mercado en profundidad y utilizar los datos obtenidos para crear el nuevo proyecto o mejorar el ya existente.

En los tiempos que corren la sociedad es cada vez más cambiante y más competitiva, por lo que hacer este estudio se convierte en un factor importante antes de dar ningún paso.

En primer lugar, se debe recopilar información. Si es de forma gratuita mucho mejor, a través de internet, revistas, boca a boca, etc.

Después habría que analizar varios puntos:

Clientela potencial: Renta per cápita,  necesidades de los usuarios, preferencias de consumo (dónde, cuánto y cuándo consumen) y todo aquello relacionado con la demanda del mercado en el que la nueva empresa o el nuevo producto va a irrumpir.

Por otro lado hay que conocer a la competencia: Empresas ya instauradas, tamaño, productos que ofrecen y precios, para así saber qué ofrecer para marcar la diferencia con el resto.

Marcar una buena estrategia:

Saber a qué precios vender. Intentar ofrecer precios competitivos para entrar en el mercado con fuerza.

Conocer a fondo el producto que se ofrece para saber en qué se diferencia de los demás. Ofrecer algo diferenciador y que llame la atención de los consumidores.

También se puede establecer una estrategia Mixta, es decir, basada en la calidad-precio.

A la hora de conocer el mercado a fondo para emprender un nuevo negocio, es muy importante también saber cuáles son los canales de distribución del nuevo producto, es decir, cómo llegar a los usuarios, si será por medio de un espacio físico o, por ejemplo, por internet, catálogo, etc.

Otra labor primordial es conocer a los proveedores. Saber si existe gran variedad de ellos o por el contrario son limitados, conocer geográficamente dónde se encuentran los distribuidores y si satisfarán o no la demanda para conseguir que el producto que se ofrece esté listo en los tiempos que se marcan, y así poder cubrir la demanda del cliente.

A la hora de no cometer errores antes de entrar en un mercado nuevo, es importante conocerlo a fondo. Usando todas las herramientas para estudiarlo se conseguirá sumar para no fracasar.

Legal Project Management

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LEGAL PROGET MANAGEMENT

 

La figura del Project Manager es más conocida, quizá, que su versión traducida: Responsable de Proyecto, Gerente de Proyecto…es decir, la persona encargada de dirigir un proyecto dentro de una empresa.

Esta figura abarca la organización, planteamiento y control de los recursos para alcanzar el objetivo fijado. Debe motivar y ser capaz de transmitir la necesidad de llegar a la meta, gestionando los recursos que tiene a su disposición.

Esta persona debe poseer diferentes cualidades para hacer que el proyecto siga adelante y llegue a su objetivo, como son la capacidad inquisitiva y la habilidad de poder resolver conflictos, así como transparencia, liderazgo y capacidad de comunicación.

Es la persona en la que el cliente depositará su total confianza y con la que tendrá una continua comunicación.

Si enfocamos todas las técnicas de gestión de proyectos al sector legal, aparece el LEGAL PROJECT MANAGEMENT: Enfocar la gestión de los despachos de forma dinámica y organizada, y con una clara orientación al cliente.

La aplicación de estas técnicas marca la diferencia entre unos despachos y otros, y hace que el despacho destaque entre la competencia.

El despacho de abogados que apueste por este enfoque, debe formar de manera continua a sus empleados. La formación en este aspecto hará del capital humano de la empresa una herramienta importante a la hora de conectar con el cliente.

El nuevo mercado legal es muy cambiante y poco a poco hay que ir creando nuevas formas de distinguirse de la competencia. Una forma apropiada de gestionar los proyectos mediante la figura del Legal Project Manager es un paso importante para destacar en el mercado.

Destacar que a nivel Internacional puede resultar muy interesante la certificación en PMP (Project Management Professional). Credencial específica para los gerentes de proyecto, independientemente del sector en el que desarrolle su actividad.

Los Despachos Profesionales y las Redes Sociales

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Los Despachos profesionales y las Redes Sociales

 

Hace unos años se entendían las redes sociales como un instrumento de uso personal, pero poco a poco, los despachos profesionales se van uniendo a esta forma de llegar a los usuarios.

El principal problema es el bajo presupuesto para este fin y la no existencia de un buen equipo de Marketing, debido, sobre todo, a que los despachos profesionales no consideran este aspecto como algo prioritario ni importante para su día a día.

Sin embargo, definir una estrategia para para una buena atención al cliente es primordial para este tipo de empresas, y las redes sociales cada vez adquieren más importancia en este sentido.

Se cree también que sólo las grandes empresas tienen acceso a la presencia en internet, a estar en los canales de acceso online a los usuarios, pero esa idea va cambiando poco a poco. Antiguamente las grandes campañas publicitarias y la posibilidad de acceso a éstas quedaban limitadas sólo a las compañías con presupuesto para ello, pero en la actualidad, las redes sociales ofrecen a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, un fácil y rápido acercamiento a todos los usuarios.

Los despachos de abogados son aún reticentes a incluir su presencia en las redes. Aún no están convencidos de los beneficios que ello le reportaría, pero los que ya usan esta herramienta aseguran que les ayuda a sentirse más cercanos al cliente, a dar una imagen más dinámica y a conocer más de cerca y de primera mano las necesidades de todos los usuarios.

Existe la figura Community Manager, que es una persona que hace de nexo entre los clientes y los despachos, y está pendiente de los comentarios, bien o mal intencionados, y de las posibles crisis que se puedan generar por ello. Es decir, mantiene viva la red social y el posicionamiento de la empresa o el despacho en internet.

Es una figura cada vez más importante dentro de un departamento de marketing, y las empresas, cada vez más, incluyen en sus presupuestos una partida dedicada a ello. Incluso hay empresas dedicadas a la externalización de este servicio.

En definitiva, la presencia en internet, en las redes sociales, hace que la empresa o el despacho profesional dé una imagen más cercana al usuario, y ayuda a ofrecer al cliente un servicio personalizado en cada momento.

Poco a poco se va haciendo imprescindible el uso de estas herramientas.

 

 

Mejorar en los Despachos Profesionales

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Mejorar en los Despachos Profesionales

 

En la actualidad, los despachos profesionales deben adaptarse a los tiempos que corren. “Renovarse o morir” se convierte en una realidad dentro de este sector.

Existen varios campos en el que las mejoras y los cambios avanzan a pasos agigantados siguiendo las necesidades sociales.

Según un estudio en el que se pregunta (de forma anónima) a los trabajadores del sector de los despachos profesionales en qué cambiarían o mejorarían el desarrollo de la empresa, las principales respuestas coinciden en varios aspectos muy interesantes.

Uno de ellos y el que más se repite es mejorar la automatización de procesos. Se trata de llegar a ser más eficientes y poder ganar tiempo para dedicárselo al Marketing online y al servicio al cliente. La automatización de las gestiones Online ayudaría a que el profesional pueda disponer de tiempo para un servicio más próximo al cliente, más cercano.

El citado Marketing Online es una de las formas más actuales de captar clientes. Utilizar redes sociales, mailing, campañas publicitarias en internet, etc, sustituye a métodos tradicionales de captación de clientes, por lo que el despacho debe estar al día de todas las novedades que se den en este sector.

Invertir en tecnología se convierte por tanto en uno de los puntos clave para la adaptación del despacho a los tiempos actuales.

En otro ámbito distinto al tecnológico nos encontramos, por ejemplo, con la formación:

El profesional debe estar formado en el sector en el que se desarrolla. Estudiar y realizar cursos que le ayuden a avanzar en su puesto de trabajo será un beneficio y un aporte adicional para la empresa.

Por otro lado, incidir en una buena estrategia sigue siendo importante. Es una premisa que debe ser prioritaria en toda empresa y despacho: Conocer las necesidades cambiantes de los clientes para poder dar un buen servicio y mejorar su nivel de satisfacción, tener en cuenta siempre a todos los profesionales que conforman la empresa a la hora de tomar decisiones, una buena organización dentro del despacho y un largo etc que aportará siempre mejoras dentro de la empresa.

Por último no podemos dejar escapar la satisfacción del trabajador del despacho. Un ambiente cordial entre compañeros, horarios compatibles con su vida personal, espacios de trabajo agradables, etc.

Usar la tecnología de forma apropiada ayuda a la “no sobrecarga” del empleado, que emplearía mejor su tiempo y aumentaría el grado de satisfacción tanto suyo como del cliente.

Un empleado contento siempre repercutirá de forma positiva en la empresa y en la eficacia y eficiencia del propio empleado.

 

El Administrador de Fincas

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Contratar a un Administrador de Fincas

 

La gestión de todos los temas relacionados con las comunidades de propietarios entraña más de una dificultad, y la mayoría de las veces el presidente carece del tiempo o los conocimientos necesarios, haciendo que esta labor no sea llevada de la mejor forma posible.

Aparece por tanto la figura del Administrador de Fincas, profesional que se encarga de gestionar todo lo relacionado con la finca o propiedad en cuestión.

Esta figura es importante porque ayuda en todo momento al mantenimiento y gestión económica de la finca, ofreciendo el apoyo y asesoramiento necesario para solucionar cualquier duda que pueda surgir. Asegura el buen estado y organización de la propiedad y atiende las necesidades urgentes, así como las reparaciones que se precisen para mejorar el estado de la finca.

El administrador lleva los aspectos legales, técnicos y financieros que tengan que ver con la comunidad, así como representación en junta de propietarios.

Después de la junta, el administrador tendrá la labor de velar por que se lleven a cabo todos los acuerdos a los que se ha llegado en la reunión, poniendo a disposición de la comunidad todos los recursos necesarios para ello.

Se trata de un profesional que debe estar rodeado de un buen equipo legal, financiero o técnico, para que queden cubiertas todas las necesidades de la comunidad.

A la hora de contratar a un administrador, es importante que los propietarios comparen entre varios profesionales, teniendo en cuenta los conocimientos de éstos, tarifas y tiempo de experiencia en el sector.  Mantener una o varias reuniones con él es importante para que esta persona conozca de primera mano todos los entresijos de la comunidad.

En la actualidad se valora mucho el uso de las nuevas tecnologías por parte del administrador. Estar al día de todo lo que ocurre sin necesidad de realizar llamadas o estar presente físicamente en la finca. Normalmente los vecinos carecen de tiempo y la facilidad que ofrecen redes sociales, softwares en la nube, despachos 24h, se convierte en una ventaja más a la hora de contratar a un profesional.

Un administrador de fincas facilita la gestión de la comunidad y hace que los vecinos deleguen las cuestiones relacionadas con esta, haciendo el día a día un poco más sencillo.

Norma ISO 9001 en los despachos profesionales

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Certificación de calidad. Norma ISO 9001 para despachos profesionales

 

La necesidad de homologar se está dando también en los despachos profesionales. Algo que era imprescindible para la fabricación de productos, se está ampliando al ámbito de los despachos, que poco a poco se convierten en empresas de servicios.

Los despachos profesionales se plantearon en su día el por qué no certificar que los servicios que prestan cumplen con las condiciones internacionales de calidad. Dicho cambio supuso un gran esfuerzo, pero a día de hoy ha traído su recompensa, acompañada de mayores beneficios.

La norma ISO se convierte también en un “escaparate” para los despachos. Obtener el sello de una empresa certificadora de calidad supone una más alta puntuación y mejora las posibilidades de adjudicación en un proceso de licitación de servicios, ventajas a la hora de captar clientes en el futuro y una mejora continua en el funcionamiento del despacho.

Se convierte, por tanto, en un importante instrumento de Marketing.

Hará que clientes de importante envergadura contraten a uno u otro despacho por el hecho de tener el sello que garantice la calidad en sus servicios.

La certificación en esta normal ayudará al despacho a mantenerse siempre al día de los procesos adecuados para mantener la calidad en los servicios.

En marzo de 2017 las nuevas certificaciones ya se harán bajo la ISO 9001:2015. Por ello, los despachos profesionales que tengan un sistema de gestión de la calidad, deberán pensar en cuál es el mejor momento para adaptar este sistema a la nueva norma.

Podemos corroborar, por tanto, que la certificación de calidad ya no se limita sólo a la fabricación de productos, sino a las empresas de servicios donde vamos incluyendo poco a poco a los despachos profesionales, que quieren dejar ver que sus servicios son de calidad y están correctamente homologados.

Morosidad en las comunidades de vecinos

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Actuaciones frente a un vecino moroso

 

En las comunidades de vecinos siempre ha existido el problema del impago en las cuotas por parte de algunos propietarios. Si bien, con la crisis económica sufrida, este problema se ha visto incrementado.

Cuando se da un caso así, un propietario que se convierte en moroso, el procedimiento por parte de la comunidad de propietarios es el siguiente:

Debe exponerse el tema en la junta (ordinaria o extraordinaria). Lo primero y más razonable es hablar con el deudor y establecer una forma de pago, una moratoria, etc… Esta opción suele ser la más sencilla y menos incómoda para la convivencia, siempre que el vecino moroso cumpla con el acuerdo. Se requiere para ello una mayoría simple de votos.

En el orden del día debe aparecer como punto: aprobar la liquidación de la deuda.  Se establece el importe y se emite un certificado al propietario con la cantidad requerida y el acuerdo al que se ha llegado. Esa cantidad aprobada en junta será la que se podrá reclamar judicialmente en el futuro si fuera necesario.

Si no se liquida la deuda en el plazo establecido por los vecinos, se procederá a la vía judicial mediante el PROCEDIMIENTO MONITORIO, que se presentará en el Juzgado de Primera Instancia correspondiente. Antes se le comunica al vecino mediante Burofax la cantidad reclamada y la posibilidad de, si no se liquida, iniciar el proceso judicial.

Si, aún así, el vecino no paga la deuda, se inicial tal proceso.

El juez dictará sentencia. Ante un impago del propietario deudor tras dicha sentencia, dictará un auto de ejecución contra los bienes del moroso por el importe debido, donde también se exigirá el pago de los intereses. Para liquidar esta deuda se puede proceder al embargo de bienes del deudor, incluida la vivienda donde reside, aunque esto último no suele ser lo más común.

Este procedimiento genera costas para la comunidad de propietarios. Ésta debe hacerse cargo de los gastos de burofax, abogado y procurador.

La vía amistosa debería ser siempre la más apropiada para estos casos, pero no siempre funciona ni se llega a acuerdos así. A veces se dan situaciones ajenas a la voluntad de las personas, por lo que solventarlas de la mejor forma posible es importante para la convivencia en comunidad.

Despachos en La Nube

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Despachos en la Nube

 

El uso del Cloud Computing, más popularmente conocido en España como La Nube, está cada vez más extendido entre los despachos profesionales.

Podríamos definirlo como un conjunto de servidores a los que se puede acceder a través de Internet. Este acceso a Internet se convierte en el único requisito para tener acceso a todos los datos almacenados y poder trabajar o gestionarlos de forma remota.

No es necesario instalar programas en un PC, ya que todo el software está en un solo sitio. El proveedor de La Nube se encarga del mantenimiento de estos programas, por lo que el profesional puede despreocuparse totalmente de este aspecto.

Las empresas se van uniendo poco a poco a esta forma de trabajar, pero un sector más reticente es el de la abogacía. Los despachos de abogados se encuentran más lejos de trabajar en La Nube. Uno de los motivos, quizá el principal y más importante, es la protección de datos.

El hecho de que se pueda romper el secreto profesional actúa como traba para soltarse definitivamente y adoptar esta forma de llevar su trabajo diario.

Según expertos consultados, la solución radica en tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información.

Elegir un buen proveedor es pieza clave en todo esto, así como obtener información detallada de los tipos de Nubes, públicas o privadas, y las distintas garantías que pueden ofrecer.

Tomando las medidas oportunas, la necesidad extra de confidencialidad que tienen los juristas en sus datos no tiene por qué verse afectada.

La Agencia de Protección de Datos y el Consejo General de la Abogacía española aportan una serie de directrices para cuando se contrate un servicio Cloud (Seguridad y confidencialidad, aplicación de la LPD, contrato de servicios), y señala como primer punto la necesidad de cumplir la legislación vigente en  materia de protección de datos.

Trabajar en la Nube es una ventaja y ofrece a los despachos profesionales la facilidad de almacenar la información en internet y, esté donde esté el profesional, poder acceder a sus datos de forma segura.

Aplicando todas las medidas necesarias en materia de seguridad, trabajar en la Nube no hará otra cosa que sumar ventajas al día a día de cualquier despacho profesional, facilitando el trabajo y aportando facilidad y sencillez a la forma de gestionar sus datos.

 

 

El Autónomo: Elección de la asesoría

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El autónomo y la asesoría

 

Toda persona que empieza un proyecto personal propio como autónomo debería emplear parte de su tiempo inicial en elegir una asesoría que cubra sus necesidades.

El autónomo, ocupado en la actividad de su negocio, debe saber que tiene unas obligaciones fiscales, laborales, sociales, etc, con las que debe cumplir. Acudir a una buena asesoría es muy importante para quedar liberado de esa carga de trabajo extra y dejar esos temas en manos expertas.

A la hora de decantarse por una u otra, debería tener en cuenta algunos aspectos:

Servicio personalizado. El cliente de la asesoría es, por lo general, alguien que desconoce los entresijos de la legislación vigente y sus constantes cambios, y necesita atención personalizada para poder optimizar su factura fiscal y demás aspectos a los que se encuentra obligado al emprender su negocio.

Servicio integral: Existen obligaciones de distinto ámbito: Fiscales, laborales, contables, etc, a los que el emprendedor debe hacer frente, por lo que si la asesoría ofrece un servicio completo, estaría cubriendo todas sus necesidades contratando a un único despacho.

Servicio especializado en nuestro sector. Cada sector tiene unas características especiales y diferentes a los demás, así, si el autónomo encuentra un despacho especializado en el suyo, estaría totalmente satisfecho.

Contacto personalizado por varios canales (teléfono, correo, presencial). Que cuando surja un problema, el asesor responda con rapidez y ofrezca facilidades para la comunicación, se convierte en un punto importante a sumar a la hora de la elección de asesoría.

Otro aspecto a destacar es la transparencia en su trabajo y ofrecer al cliente la posibilidad de acceder telemáticamente a sus datos, (documentos, impuestos, cuentas…) evitando así al cliente el desplazamiento hasta el lugar físico del despacho.

Es muy importante que cumpla con la Ley de Protección de Datos Personales y que tanto asesoría como usuario firmen los documentos pertinentes.

La elección de asesoría en la cual depositar la confianza total y delegar los temas en los que los autónomos no son expertos, se convierte en parte importante del negocio incipiente o ya instaurado. Pasa a ser una inversión, y no un coste. Ayudará a sumar, siempre que la elección sea la correcta.